هل سئمت من الشيكات اليدوية؟ التشغيل الآلي بدقة اليوم

غالبًا ما تبدو عمليات التحقق اليدوية سهلة الإدارة حتى يتزايد عبء العمل. يجوز للفريق مراجعة نفس الحقول أو الملفات أو السجلات كل يوم. يستغرق العمل وقتًا، وينخفض ​​الاهتمام بعد المهام المتكررة، ويمكن أن تمر الأخطاء الصغيرة دون أن يلاحظها أحد. لقد رأيت هذا يحدث من خلال مراجعات الفواتير، وفحص النماذج، وتحديثات المخزون، والتحقق من صحة بيانات العملاء. يمكن للأتمتة أن تقلل من عبء العمل الروتيني، ولكنها تعمل بشكل أفضل عندما تكون العملية واضحة ويتم تحديد عمليات التحقق الصحيحة. ## ابدأ بالمهمة، وليس بالأداة، أبدأ بإدراج كل خطوة في عملية التحقق الحالية. وفي كل خطوة أسأل: - ما هي المعلومات التي يجب التحقق منها؟ - ما الذي يعتبر خطأ؟ - ما هي الحالات التي تتبع نفس القاعدة؟ - ما هي الحالات التي تحتاج إلى حكم بشري؟ - ماذا يحدث بعد اكتشاف المشكلة؟ - كم مرة تتم العملية؟ غالبًا ما توضح هذه المراجعة البسيطة أن جزءًا فقط من العمل يحتاج إلى التشغيل الآلي. قد لا يحتاج الفريق إلى نظام للتعامل مع العملية بأكملها. قد تكون أتمتة إدخال البيانات أو الكشف عن التكرارات أو تنبيهات الحقول المفقودة كافية لتقليل العمل المتكرر. ## اختر عمليات التحقق التي تتبع قواعد واضحة تعتبر الأتمتة مناسبة تمامًا للمهام ذات الشروط القابلة للتكرار. تتضمن الأمثلة: - التحقق مما إذا كانت الحقول المطلوبة فارغة - مقارنة مجموعتين من الأرقام - البحث عن سجلات العملاء المكررة - وضع علامة على الفواتير فوق مبلغ محدد - التأكد من أن التاريخ يتبع التنسيق المطلوب - مطابقة رموز المنتج مع قائمة معتمدة - إرسال إشعار عند فقدان مستند. من الأسهل اختبار القاعدة الواضحة. من الصعب تنفيذ تعليمات غامضة مثل "راجع هذا بعناية" بشكل آمن. أفضل تحويل هذه التعليمات إلى قواعد أصغر: - التحقق من رقم الفاتورة - مقارنة اسم المورد - تأكيد مبلغ الضريبة - مطابقة الإجمالي مع البنود - إرسال حالات غير عادية إلى شخص ما، هذا الهيكل يجعل سير العمل أسهل في الحفاظ عليه. ## حافظ على المراجعة البشرية عندما يكون الحكم مهمًا. لا ينبغي للأتمتة أن تستبعد الأشخاص من كل قرار. بعض السجلات تحتاج إلى سياق. قد تبدو الدفعة غير عادية بسبب مورد جديد، أو عقد خاص، أو حدث عمل لمرة واحدة. قد يحتوي نموذج العميل على استثناء صالح لا يتطابق مع النمط القياسي. يستخدم الإعداد العملي مسارين: ** المسار التلقائي: ** تستمر السجلات التي تستوفي كافة القواعد المعتمدة خلال العملية. مسار المراجعة: تذهب السجلات التي تحتوي على بيانات مفقودة أو قيم غير عادية أو نتائج غير واضحة إلى أحد أعضاء الفريق. يساعد هذا النهج على تقليل العمل اليدوي مع إبقاء الشخص منخرطًا عندما يتطلب الموقف الحكم. ## إنشاء سير العمل في خطوات صغيرة قد يبدو سير عمل الأتمتة البسيط كما يلي: 1. اجمع الملف أو النموذج أو السجل. 2. التحقق من وجود المعلومات المطلوبة. 3. مقارنة البيانات بالقواعد المعتمدة. 4. ضع علامة على السجل بأنه مقبول أو مرفوض أو يحتاج إلى مراجعة. 5. إرسال تنبيه عند العثور على مشكلة. 6. احفظ النتيجة للإبلاغ عنها لاحقًا. 7. اسمح لأحد أعضاء الفريق بتحديث القاعدة عند الحاجة. أوصي باختبار سير العمل مع السجلات القديمة قبل استخدامه في العمل الجديد. يجب أن تتضمن مجموعة الاختبار الحالات العادية والحالات غير المكتملة والإدخالات المكررة والأمثلة غير العادية. الهدف ليس جعل كل سجل يمر. الهدف هو معرفة ما إذا كان النظام يتخذ نفس القرار الذي قد يتخذه المراجع ذو الخبرة. ## مثال: فحص الفواتير تخيل شركة توزيع صغيرة تتلقى 300 فاتورة كل شهر. يقوم أحد الموظفين بفحص كل فاتورة يدويًا. تتضمن المراجعة تفاصيل المورد وأرقام الفواتير والتواريخ وقيم الضرائب والإجماليات. لا تحتاج الشركة إلى أتمتة كل قرار محاسبي. يمكن أن يبدأ بسير عمل أصغر: - وضع علامة على الفواتير بدون رقم فاتورة - اكتشاف أرقام الفواتير المتكررة - مقارنة الإجمالي بقيم العناصر - تحديد الموردين غير الموجودين في القائمة المعتمدة - إرسال فواتير غير واضحة إلى الفريق المالي - سجل سبب كل علامة لا يزال الفريق المالي يراجع الاستثناءات. تتحرك الفواتير الروتينية عبر مسار أقصر، بينما يظل سجل كل قرار متاحًا للتحقق. ## قم بقياس النتيجة باستخدام البيانات المفيدة. يجب التحقق من الأتمتة بعد الإطلاق. أتتبع مقاييس مثل: - متوسط ​​وقت المراجعة - عدد السجلات التي تم فحصها يدويًا - عدد التنبيهات الكاذبة - عدد المشكلات الفائتة - الوقت المستغرق في تصحيح نتائج الأتمتة - تعليقات الموظفين على سير العمل لا يكفي عبء العمل اليدوي الأقل إذا قام النظام بإنشاء العديد من الأخطاء الجديدة. من المفترض أن يؤدي سير العمل المفيد إلى تسهيل متابعة العملية وإعطاء الفريق طريقة واضحة لتصحيح المشكلات. ## حماية البيانات والوصول إليها قبل ربط سجلات الأعمال بنظام التشغيل الآلي، أتحقق من الأشخاص الذين يمكنهم عرض المعلومات وتحريرها وتصديرها. يجب أن يستخدم سير العمل عناصر تحكم وصول مناسبة واتصالات آمنة وسياسة احتفاظ واضحة. تحتاج بيانات العملاء أو الموظفين الحساسة إلى رعاية إضافية. يجب أن تعرف الفرق المعلومات التي تدخل النظام ومكان تخزين النتائج. توفر الأتمتة الوقت فقط عندما تدعم أيضًا المعالجة المسؤولة للبيانات. ## تحسين العملية بمرور الوقت تتغير القواعد. يتم تحديث قوائم المنتجات وتغيير الموردين ومراجعة نماذج الأعمال. قد يحتاج سير العمل الذي يعمل بشكل جيد هذا الشهر إلى التعديل لاحقًا. لقد قمت بتعيين نقطة مراجعة منتظمة للتحقق من: - أنواع جديدة من الأخطاء - تنبيهات كاذبة متكررة - قواعد قديمة - خطوات الموافقة غير المستخدمة - تعليقات من الأشخاص الذين يتعاملون مع الاستثناءات أفضل أتمتة ليست إعدادًا لمرة واحدة. إنها عملية عمل تظل متصلة بالطريقة التي يعمل بها الفريق. الفحص اليدوي لا يزال له مكان. إن تكرار نفس الفحص عبر مئات السجلات قد لا يكون أفضل استخدام لوقت الشخص. ويتمثل النهج الأفضل في أتمتة القواعد الواضحة، والحفاظ على المراجعة البشرية للحالات غير المؤكدة، وقياس النتائج ببيانات صادقة. عندما تكون العملية صغيرة ومختبرة وسهلة التعديل، تصبح الأتمتة بمثابة دعم عملي للفريق بدلاً من نظام آخر لإدارته.

تضيع العديد من الفرق الوقت في المهام التي تتبع نفس النمط كل يوم. يمكن أن يكون نسخ البيانات بين الأدوات والتحقق من تفاصيل الطلب وإرسال تحديثات الحالة وإنشاء التقارير أمرًا سهلاً في البداية. ومع تزايد عبء العمل، يصبح من الصعب تتبع الأخطاء اليدوية الصغيرة. أستخدم الأتمتة البسيطة للتعامل مع العمل المتكرر مع إبقاء الأشخاص مشاركين عندما تكون هناك حاجة إلى الحكم. الهدف ليس إزالة كل خطوة يدوية. الهدف هو تقليل العمل الذي يمكن تجنبه وجعل مراجعة كل عملية أسهل. ابدأ بعملية واحدة أبحث عن المهام التي لها: - بداية ونهاية واضحتان - خطوات متكررة - نفس حقول البيانات - قواعد بسيطة للإجراء التالي - سجل يمكن التحقق منه لاحقًا - يعد إشعار الطلب مثالًا جيدًا. عندما يقدم العميل طلبًا، يمكن للنظام تسجيل رقم الطلب والتحقق من حالة الدفع وإرسال رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني وتنبيه فريق التنفيذ. قد تحتاج المهمة التي تحتوي على العديد من الاستثناءات إلى مراجعة بشرية قبل إضافة الأتمتة. البدء بعملية صغيرة ومستقرة يساعدني على اختبار سير العمل دون تغيير العملية برمتها. قم بتعيين سير العمل الحالي قبل إعداد الأتمتة، أكتب ما يحدث الآن. بالنسبة لاستفسار العميل، قد تبدو العملية كما يلي: 1. تصل الرسالة عبر البريد الإلكتروني أو نموذج الاتصال. 2. يقرأ أحد أعضاء الفريق الطلب. 3. تتم إضافة الطلب إلى جدول بيانات أو مكتب المساعدة. 4. يتم إرسال الرسالة إلى الشخص المناسب. 5. يتلقى العميل الرد. 6. يسجل الفريق النتيجة. يمكن أن تكشف هذه الخريطة عن الإدخال المتكرر للبيانات، وعمليات التسليم الفائتة، والخطوات التي تعتمد على تذكر شخص واحد لما يجب القيام به. كما يوضح أيضًا الأجزاء التي يجب أن تظل تحت سيطرة الإنسان. تعيين قواعد واضحة تعمل الأتمتة بشكل أفضل عندما تكون القواعد سهلة الفهم. قد يستخدم سير العمل قواعد مثل: - إذا كان النموذج يتضمن رقم طلب، فقم بإرفاق الطلب بسجل الطلب. - إذا كانت الرسالة تحتوي على سؤال تسليم، قم بإرساله إلى قائمة انتظار الشحن. - في حالة عدم وجود المعلومات المطلوبة، اطلب من العميل التفاصيل المفقودة. - إذا كان الطلب مطابقًا لشرط استرداد الأموال، أرسله لمراجعة الموظفين. تساعد القواعد الواضحة على منع النظام من إجراء التخمينات. أتجنب التعليمات العامة مثل "التعامل مع جميع رسائل العملاء". هناك تعليمات أكثر فائدة تشرح البيانات التي يجب التحقق منها، والإجراء الذي يجب اتخاذه، ومتى يجب على الشخص التدخل. احتفظ بنقطة مراجعة لا ينبغي تشغيل كل مهمة دون إشراف. أقوم عادةً بإضافة نقطة مراجعة عندما تتضمن العملية: - عمليات استرداد الأموال أو تغييرات الحساب - معلومات شخصية - طلبات العملاء غير الواضحة - نشاط دفع غير عادي - الرسائل التي قد تؤثر على علاقة العميل على سبيل المثال، يمكن للأتمتة جمع تفاصيل استرداد الأموال وإعداد الحالة للمراجعة. ويمكن للموظف بعد ذلك تأكيد الطلب قبل إرجاع أي أموال. وهذا يحافظ على سير العمل الروتيني مع ترك القرارات الحساسة مع الشخص المناسب. استخدم عمليات التحقق البسيطة من الدقة يمكن للأتمتة تكرار الخطأ بنفس السهولة التي يمكنها بها تكرار الإجراء الصحيح. أقوم بإضافة عمليات التحقق قبل بدء سير العمل. تتضمن عمليات التحقق المفيدة ما يلي: - الحقول المطلوبة ليست فارغة - تستخدم عناوين البريد الإلكتروني تنسيقًا صالحًا - تتطابق أرقام الطلبات مع سجل العميل الصحيح - يتم وضع علامة على الإدخالات المكررة - تنشئ الإجراءات الفاشلة تنبيهًا - كل خطوة مكتملة لها وقت وحالة قد يستخدم متجر صغير عبر الإنترنت عملية طلب تلقائية ترسل رسائل تأكيد عبر البريد الإلكتروني وتحديث ورقة التسليم. يمكن للمالك مراجعة قائمة يومية بالتحديثات الفاشلة أو العناوين المفقودة أو الطلبات المكررة. يوفر هذا الأسلوب العمل اليدوي دون إخفاء المشاكل داخل النظام. اختبار مع الحالات العادية وغير العادية أقوم باختبار سير العمل باستخدام أمثلة عملية حقيقية قبل السماح له بمعالجة كل طلب. قد تتضمن مجموعة الاختبار ما يلي: - طلب عادي - طلب برقم هاتف مفقود - إرسال نموذج مكرر - عميل يطرح سؤالاً خارج القواعد المحددة - اتصال فاشل بين أداتين توضح الحالة العادية ما إذا كان المسار الرئيسي يعمل أم لا. تظهر الحالات غير العادية حيث تكون هناك حاجة إلى مراجعة بشرية. أقوم أيضًا بالتحقق من الرسالة التي يتلقاها العميل. لا يزال من الممكن أن يؤدي سير العمل الصحيح تقنيًا إلى حدوث ارتباك إذا كانت الصياغة غامضة أو كان التوقيت خاطئًا. قياس العمل الذي تغير أتتبع بعض النقاط البسيطة: - الوقت المستغرق في المهمة قبل وبعد التشغيل الآلي - عدد التصحيحات اليدوية - عدد الإجراءات الفاشلة - وقت الاستجابة للعملاء - الطلبات التي تحتاج إلى مراجعة الموظفين تساعدني هذه التفاصيل في تحديد ما إذا كان سير العمل مفيدًا. قد تحتاج العملية التي توفر الوقت ولكنها تنشئ العديد من التصحيحات إلى قاعدة أفضل أو نطاق أصغر. التحسين خطوة بخطوة عندما يكون سير العمل مستقرًا، أقوم بمراجعته مع الأشخاص الذين يستخدمونه. غالبًا ما يلاحظون مشكلات لا تظهرها شاشة الإعداد. قد يجد أحد أعضاء الفريق ما يلي: - وصول الإشعار مبكرًا جدًا - يصعب فهم التسمية - يقوم نظامان بتخزين أسماء عملاء مختلفة - يتلقى العميل عددًا كبيرًا جدًا من الرسائل - تفتقر خطوة الموافقة اليدوية إلى معلومات كافية أقوم بتحديث سير العمل بناءً على هذه الملاحظات. إن التغييرات الصغيرة أسهل في الاختبار والشرح من إعادة التصميم الكبيرة. يجب أن تدعم الأتمتة العمل الواضح، وليس التستر على عملية مربكة. عندما أقوم بتحديد الخطوات، ووضع القواعد العملية، وإضافة نقاط المراجعة، والتحقق من النتائج، يمكنني تقليل الجهد المتكرر مع الحفاظ على الدقة مرئية. أفضل سير عمل ليس هو الذي يحتوي على أكثر الإجراءات الآلية. فهو الشخص الذي يتعامل مع العمل الروتيني بشكل موثوق، ويوضح متى يحتاج الأمر إلى الاهتمام، ويمنح الأشخاص المعلومات الكافية لاتخاذ قرار سليم.

عندما يعتمد كل فحص على الملاحظات الورقية أو الملفات المتناثرة أو الذاكرة، يمكن أن تؤدي الفجوات الصغيرة إلى إبطاء الفريق بأكمله. قد يؤدي فقدان الحقل أو الصورة غير الواضحة أو التقرير المتأخر إلى تكرار العمل ومتابعة إضافية. أفضل عملية التحقق التي توجه الأشخاص خلال كل مهمة دون إضافة خطوات غير ضرورية. يمكن أن يساعد سير العمل الرقمي الصحيح الفرق على استخدام نفس قائمة المراجعة وتسجيل الأدلة الواضحة ومراجعة النتائج من مكان واحد. عادةً ما يتبع الفحص العملي هذا المسار: - افتح قائمة التحقق المعينة - راجع كل عنصر مطلوب - سجل نتيجة باستخدام الملاحظات أو الصور - ضع علامة على المشكلات للمتابعة - أرسل السجل المكتمل إلى الشخص المناسب تساعد هذه البنية على تقليل العناصر التي تم تخطيها. كما أنه يمنح المديرين رؤية أوضح لما تم فحصه وما لا يزال بحاجة إلى الاهتمام. تخيل أن يقوم فريق عقاري بفحص عدة وحدات في يوم واحد. باستخدام النماذج الورقية، قد يكتب أحد الأشخاص عبارة "تلف الجدار" بينما يضيف آخر صورة بدون موقع. يتعين على المدير بعد ذلك طرح المزيد من الأسئلة قبل ترتيب الإصلاحات. يمكن لقائمة المراجعة الرقمية الموجهة أن تطلب الغرفة ونوع المشكلة والوصف والصورة في نفس المرحلة من العملية. يصبح السجل أسهل في الفهم عندما يقوم الفريق بمراجعته لاحقًا. أبحث أيضًا عن طرق بسيطة لجعل عمليات التحقق أكثر دقة: استخدم الحقول الواضحة يجب أن يسأل كل سؤال عن نوع واحد من المعلومات. يمكن أن يؤدي حقل الحالة وحقل الملاحظات وحقل الصور إلى تسهيل مقارنة السجلات. تعيين العناصر المطلوبة يمكن للحقول المطلوبة تذكير المستخدمين بإكمال الخطوات الأساسية قبل إرسال الشيك. ويساعد هذا في تقليل السجلات غير المكتملة دون الاعتماد على الذاكرة وحدها. أضف أدلة مصورة يمكن أن توفر الصور سياقًا قد تفوته الملاحظات القصيرة. يمكن أن تُظهر الصورة المقربة الموقع أو حالة السطح أو ملصق الجهاز المتصل بالمشكلة. اجعل التعليمات قصيرة يعمل الأشخاص بشكل أسرع عندما لا يحتاجون إلى قراءة شروحات طويلة للمهام الروتينية. يمكن للتعليمات القصيرة بجانب كل فحص أن توجه المستخدمين مع الحفاظ على سهولة مسح الشاشة. مراجعة النتائج في مكان واحد يُسهل السجل المشترك اكتشاف المشكلات المفتوحة ومقارنة عمليات التحقق المكتملة وتعيين أعمال المتابعة. يمكن لأعضاء الفريق قضاء وقت أقل في البحث عبر الرسائل والملفات. استخدم التقارير التي تتوافق مع سير العمل يجب أن يعرض التقرير المفيد تاريخ الفحص والشخص المسؤول والنتيجة والملاحظات والصور والإجراءات المعلقة. تدعم السجلات الواضحة عمليات التسليم الأفضل بين الموظفين الميدانيين والمشرفين والعملاء. لا ينبغي أن تأتي السرعة من التسرع في قائمة المراجعة. يجب أن يأتي من إزالة الكتابة المتكررة والتعليمات غير الواضحة والمتابعة التي يمكن تجنبها. عندما أقوم بتقييم عملية التدقيق، أطرح ثلاثة أسئلة: 1. هل يمكن لعضو جديد في الفريق فهم قائمة التحقق دون مساعدة إضافية؟ 2. هل يستطيع المدير رؤية ما حدث دون طرح نفس الأسئلة مرة أخرى؟ 3. هل يمكن للسجل دعم الإجراء التالي، مثل الإصلاح أو الموافقة أو المراجعة؟ إذا كانت الإجابة على أي سؤال هي لا، فقد يحتاج سير العمل إلى تعديل بسيط. يمكن أن يُحدث النموذج الأقصر أو المجال الأكثر وضوحًا أو متطلبات الصورة الأفضل فرقًا ملحوظًا في العمل اليومي. يقوم كل فريق بإجراء فحوصات مختلفة، بدءًا من عمليات فحص المعدات وزيارات الموقع وحتى مراجعات المخزون ومراقبة الجودة. يعكس الإعداد الأفضل المهمة الفعلية بدلاً من إجبار الأشخاص على اتباع خطوات لا يحتاجون إليها. يمنح الفحص المنظم جيدًا الأشخاص مسارًا واضحًا، وينشئ سجلات أكثر اتساقًا، ويجعل المتابعة أسهل. عندما تناسب العملية العمل، يمكن للفرق إكمال عمليات التحقق باحتكاك أقل وتفاصيل أفضل. اتصل بنا اليوم لمعرفة المزيد عن جياديفو: mr.gao@gatefourtop.com/WhatsApp 13777735857.

توماس إتش دافنبورت وجيمس إي شورت 1990 الهندسة الصناعية الجديدة، تكنولوجيا المعلومات وإعادة تصميم العمليات التجارية مايكل هامر وجيمس شامبي 1993 إعادة هندسة الشركة بيان لثورة الأعمال باراسورمان فالاري أ زيثامل وأرفيند مالهوترا 2000 جودة الخدمة الإلكترونية مقياس متعدد العناصر لتقييم جودة الخدمة الإلكترونية المنظمة الدولية للتوحيد القياسي 2015 متطلبات أنظمة إدارة الجودة المعهد الوطني للمعايير والمواصفات التكنولوجيا 2020، ضوابط الأمان والخصوصية لأنظمة المعلومات والمنظمات جيمس بي ووماك ودانيال تي جونز 2003 التفكير اللين يزيل الهدر ويخلق الثروة في مؤسستك